Proces prijimania nového zamestnanca nekončí jeho výberom spomedzi uchádzačov o zamestnanie. Dokonca ani podpisom pracovnej zmluvy a jeho prihlásením do zdravotnej a Sociálnej poisťovne a na daňový úrad. Zoznam povinností zamestnávateľa je oveľa dlhši.
Povinnosti zamestnávateľa pred a pri podpise pracovnej zmluvy
Povinnosti zamestnávateľa začínajú už pred podpisom pracovnej zmluvy. Ako zamestnávateľ ste povinný:
- oboznámiť zamestnanca s právami a povinnosťami vyplývajúcimi z pracovnej zmluvy
- s pracovnými podmienkami
- so mzdovými podmienkami a dohodnúť spôsob vyplácania príjmu
- v prípade, ak to charakter danej práce vyžaduje, ste tiež povinný posúdiť zdravotnú spôsobilosť uchádzača na vykonávanie danej práce a zabezpečiť pracovnú zdravotnú službu
Pracovná zmluva musí byť uzatvorená najneskôr v deň nástupu nového pracovníka do zamestnania.
Povinnosti zamestnávateľa po nástupe nového zamestnanca
Po uzatvorení zmluvy s novým zamestnancom vznikajú podľa Zákonníka práce zamestnávateľovi viaceré povinnosti. Ste povinný ich dodržiavať odo dňa nástupu nového zamestnanca do práce až po ukončenie pracovného pomeru. Sú to:
- povinnosť prideľovať zamestnancovi prácu podľa pracovnej zmluvy
- platiť mu za vykonanú prácu mzdu
- dodržiavať pracovné podmienky a vytvárať pracovníkovi podmienky na vykonávanie pridelenej práce
- oboznámiť pracovníka s pracovným poriadkom, kolektívnou zmluvou a s právnymi predpismi, ktoré sa vzťahujú na vykonávanú prácu
- oboznámiť pracovníka s predpismi ochrany zdravia a bezpečnosti pri práci
- ak sa jedná o mladistvého zamestnanca, je potrebné oboznámiť ho o možných rizikách vykonávanej práce a opatreniach bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci
Povinnosti zamestnávateľa voči Sociálnej poisťovni
Každý, kto zamestnáva aspoň jedného zamestnanca, je povinný zaregistrovať sa najneskôr do ôsmich dní do registra zamestnávateľov na príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne. V skutočnosti je však túto povinnosť potrebné vykonať skôr. Pri prihlasovaní nového zamestnanca budete potrebovať pridelené identifikačné číslo zamestnávateľa a uzavretú dohodu o prístupe do elektronických služieb.
Po prijatí zamestnanca je potrebné vykonať jeho prihlásenie do Sociálnej poisťovne a to ešte pred začatím výkonu práce.
Povinnosti voči zdravotným poisťovniam
Zamestnávateľ musí myslieť aj na prihlásenie nového zamestnanca do zdravotnej poisťovne. Ešte pred tým sa však musíte zaregistrovať ako platiteľ poistného. Urobíte tak vyplnením tlačiva „Oznámenie o vzniku, zmene a zániku platiteľa poistného“. Túto povinnosť je potrebné vykonať do ôsmich pracovných dní v zdravotnej poisťovni, v ktorej je poistený váš zamestnanec.
Na prihlásenie nového zamestnanca máte tiež osem pracovných dní. Urobíte tak prostredníctvom formulára „Oznámenie zamestnávateľa o poistencoch pri zmene platiteľa poistného na verejné zdravotné poistenie“. Nezabúdajte pri tom na prihlasovanie pracovníkov pracujúcich na dohodu.
Povinnosti voči daňovému úradu
Ako zamestnávateľ sa stávate platiteľom dane z príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti. Preto ste povinný zaregistrovať sa na daňovom úrade do 15 dní odo dňa vzniku povinnosti zrážať daň alebo preddavky dane. Aby si zamestnanec mohol uplatniť nárok na nezdaniteľnú časť základu dane a bonus na vyživované dieťa, ste povinný mu predložiť najneskôr do konca kalendárneho mesiaca po nástupe do práce „Vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti.“ Toto vyhlásenie budete ďalej povinný predkladať vždy do konca januára.
Ako riešiť mzdové účtovníctvo
Väčšie spoločnosti majú svoje vlastné účtovné oddelenia a mzdového účtovníka. Pre menšie spoločnosti a podnikateľov však môže byť výhodnejšie zabezpečenie všetkých predchádzajúcich náležitostí externou účtovnou spoločnosťou. Takáto spoločnosť nie len že bude viesť vaše mzdové účtovníctvo, ale pomôže vám aj v procese vybavovania povinností voči poisťovniam a daňovému úradu.